時間管理

todoリストを作ることで得られる6つの効果と作るときに気を付けておきたい4つのこと

 

 

1日の中でぼーっとしてる時間が多すぎるな。

もう少しだけでも効率的に動けないものか。

 

そう考えたことがある人は今日からtodoリストを書くようにしてみてください。

やることを書きだすだけという簡単なことを加えるだけいっきに効率が良くなるんですよ。

 

今回はtodoリストの効果について書いていきたいと思います。

 

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やることが可視化される

 

 

todoリストを作る目的はやるべきことを可視化することです。

頭の中でごちゃごちゃ考えているよりもパッと見でわかるようにしておくことで迷いが減り、無駄な意志力と時間を使わなくなるんですね。

 

また一つのタスクが終わるごとに「うーん、次は何をやろうかな。」とか思わなくて良くなるのも大きな効果の一つですね。

 

 

 

やることを絞ることができる

 

 

1日にできるタスクの量はたかがしれています。

なのでやるべきこと全部書いても終わらないリストを目の当たりにするだけで気持ちが萎えますよね。

 

つまり優先順位の高い方から本当にやるべきことを書き出す必要が出てきます。

やることリストで書き出すことである程度やるべきことを絞ることができているんですが、しっかりと優先順位を決めてやるべきことから終わらせることができるんですよ。

 

やらないことリストを作ることで更に絞れるので最終的には両方作る習慣を作ってみましょう。

 

 

 

やるべきことを頭の中から追い出す

 

 

頭の中で「今日はこれやらないと。あれもやらないとな。」と考えているのはワーキングメモリーの無駄遣いとなって記憶力とか頭の回転に影響を与えてしまいます。

常に別のことも考えている状況になってしまうので、やることをメモとして書き出して頭の中をスッキリさせましょう。

 

これだけで気持ちは軽くなってひとつのことに集中しやすくなるんですよ。

1日でたくさんのタスクをこなせる人とあまりこなせない人の差は一点に集中できているかどうかです。

 

今やってることにできる限り集中できる環境を作っていくことでどんどん仕事は早くなるわけですね。

 

 

 

上手く活用すれば効率化が進む

 

 

todoリストは短期間で終わらせられることを書き込むと達成率が高まります。

なので短期のtodoを作り日々の達成率を高めることで長期的に見ても効率を高くすることができるというわけです。

 

todoリストに1週間かかるものを書き込みたい場合は1週間でやることを平日だけなら5分割、7日全部なら7分割して書き出しましょう。

余裕を持って進めた方がいいので、4,5分割して1日単位に書き出していくといいですね。

 

1週間かかるものを丸々書き出すのは少し作業が大きすぎます。

 

 

 

締め切りを作ることができる

 

 

todoリストに書き出すことには必ず締切期限も書き出すようにしておきましょう。

学生の頃「これ提出ないけど復習でやっとけー」って言われたプリントとかほとんどの人はやらずに捨てたと思います。

 

締め切りがないとやらないものなんですね。

これは締め切りがはるか遠くの場合でも同じです。

 

締め切りに間に合うギリギリまでは手を付けないでしょう。

出来る限り早く終わらせるために自分で新しい締め切りを設定して仕事のペースを上げていくといいですよ。

 

パーキンソンの法則では「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」と言われています。

そのため締め切りが近づくまでは終わらないので、自分で早くに設定しなおすということです。

 

作業自体は1週間で終わるけど締め切りは1か月後ならとりあえず1週間後あたりに締め切りを自分で決めます。

ここで一旦作業を終わらせておけば修正が入っても余裕をもってこなせますし、締め切りギリギリで実は10日はかかると気づいたものの時間がないから中途半端になったということがなくなりあなたの評価は高まる方向にしか動きません。

 

 

 

迷いを消すことができる

 

 

人間は放っておくと悩みまくりです。

何をしようかどの順番でやろうか、そもそもやるべきかやらなくていいのか?とか悩んでるとどんどん意志力が削られていって、まだ何もしてないのに疲れているということになりかねないんですよ。

 

これを決定疲れと言います。

この疲れを1回分だけでも減らすためにやることリストを作って迷いを消していくんですね。

 

ただやることリストに書き出すことって割とやりたいことも含まれてしまうので、絞りきれないことが多いです。

そういうときは更に優先順位を決めて必ずその順番に沿って作業していくといいでしょう。

 

1日ごとに新しいタスクが入って優先順位が変わってくるでしょうが、基本的にはその順番を守ってどんどんこなしていくと迷いなくタスクを進ませていくことができます。

 

 

todoリストを作るときに気を付けておきたいこと

 

作っただけで安心しない

 

 

これかなり多いと思うんですよね。

僕も最初はリストを作った時点でちょっと達成感が得られて満足した結果1日でそのリストの半分も終わらないということがありました。

 

todoリストを作ることで満足してしまう人が多いからこそ、todoリストは効果がないと言われてしまうんです。

これを解消するために僕の場合はtodoリストを作るときの一番下のところに”todoリスト作成”って書き入れることにしました。

 

自分に「今作ったこのリストはあくまで今日やるべきことの一番どうでもいいことなんだぞ」と視覚で訴える感覚ですね。

おかげでtodoリストを作ったところからが始まりって感覚になったので成功だったと思います。

 

 

 

雑用はtodoに書かない

 

 

todoリストが無駄と言われる理由のひとつに「雑用がいつまでも習慣化しないから」というのがあります。

習慣化されてないことって脳の前頭葉が使われていて疲れるんですよ。

 

でも習慣化されてもうルーティンってところまで行くと小脳が使われるため無意識レベルになることで疲れなくなります。

出来る人は様々なことをルーティン化してるって言われています。

 

なので毎日やるような雑用レベルのことはtodoリストに書き出さず同じ時間に同じ場所で行うよう癖づけていきましょう。

少しでも疲れを減らして他の作業に体力を使うための効率化です。

 

 

 

前日の夜に作ると良い

 

 

どのタスクをtodoに書き出すかというのは一見迷いなく出しても頭の中では悩みながら書き出しています。

これは意志力をがっつり使ってるってことなので、できれば朝に行うのは避けたいんですね。

 

夜寝る前の日課としてルーティンに組み込むことで夜のうちに明日の予定を確認でき朝一でスタートダッシュできるし、入眠の儀式にもなるので個人的なタイミングとしてはオススメです。

また寝る前にtodoを作ると「明日は〇〇と〇〇を必ず終わらせる」ということが寝ている間ずっと頭の中でインプットされ続けるので、気持ちの重い作業でもやりやすくなりますよ。

 

 

 

優先順位付けは必ず行う

 

 

todoリストにやることを書き出すときに必ず優先順位をつけるようにしましょう。

基本的には気持ちが重くあまりやりたくないなと思うことの方が優先順位が高い傾向にあるので、優先順位を決めずにtodoリストに手を付け始めると優先順位の低いものから手を付けてしまうことになりかねないんですよ。

 

結果夕方ぐらいのもう頭が疲れ切ってるタイミングで一番やるべきで重たい作業をしないといけなくなって余計に時間がかかったりするんですよね。汗

それに優先順位が高い順で作業する癖をつけておけば優先度が下の方のものが終わってなくても「全部終わってないけど一番やらないといけないことは終わってるな」と気持ち的にも満足感を得ることができます。

 

 

 

まとめ

 

 

やることリストを作ることで作業はかなり効率化されます。

たしかにブレることとかはまだあるでしょうがそれでもtodoリストなしの時に比べるとかなり効率は高まりますね。

 

一番大切なのは「作業が終わらなくても自分を責めない」ことです。

完璧に終わらせたいなら1日に多くて2,3個ぐらいしか入れないようにしましょう。

 

うまく活用できるようになれば1日の効率はかなり高まるので自分なりの工夫をしていくといいですね。

 

 

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。