時間管理

todoリストで1日をうまく管理するには?作り方で知っておきたい13のこと

 

todoリスト作ってますか?

今作ってなくとも一回は作ったことあるって人多いと思うんですよね。

 

でもうまくリストに書いたことが達成できなくて作ってる意味あるのか?とか思ったり。

リストを作り始めるのはいいことです!

 

後はうまく管理して使いこなすだけですね!

今回はtodoリストでうまく1日を管理する方法について書いていきたいと思います。

 

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todoリストでうまく1日を管理していくには?

 

前日夜に作る

 

 

todoリストは予定日前日に作るようにしましょう。

人間は一回一回選択することで脳を使うので疲れていきます。

 

朝一でtodoリストを作るといきなり選択の連続なので脳に疲労がたまってしまう。

また夜にtodoリストを作ることで寝ている間に次の日にやることに対してのモチベーションを上げていくことができます。

 

朝だとリストを作ってから勉強や仕事に対してモチベーションを上げていかないといけないので気持ちにエンジンがかかるまで時間がかかってしまうんですね。

 

 

 

細かく書く

 

 

todoリストに書く作業は細分化しましょう。

たとえば勉強するときは数学、世界史とはではなく数学の問題集の18~21ページ、世界史は20~30ページで書いていくんですね。

 

細分化することでどれくらいの時間があれば終えることができるかなんとなくわかりますし、細かく崩した方が1回でやることが少なくなるためやる気が出やすいんですね。

問題集を10ページ進めるときもいっきに10ページ進めるのではなく5ページを2回に分けるといいですね。

 

 

 

1ケ月と1日の2つを用意する

 

 

まずは1ケ月のtodoリストを作りましょう。

そのtodoリストの中から今日やるべきことをやるべき量だけ1日のtodoリストに書き出していきます。

 

もし1年単位でやることを決めていれば1ケ月のtodoリストは12分の1進められる量を書き出して、毎夜次の日にやることだけを細分化してリスト化していくといいですね。

1日だけのtodoリストを作ってるとその時々でやることを決めてしまって1ケ月後にはよくわからない方向に進んでいたということが結構ありえます。

 

なのでもう少し長い状況を見つつ組み立てていきましょう。

そう考えるともっと長期の1年のやることリストというのもあるといいですね!

 

 

 

時間を書いておく

 

 

完璧に1分の狂いもなくタスクが終わるまでの時間を把握できている人はいません。

というかその日の調子によても変わりますし。

 

でもだいたいこの仕事はこれぐらいの時間で終わるというのはわかるはず。

いつも全然意識してなくて何時間かかってるかわからない場合でもとりあえず書き出してみましょう。

 

書き出すことで時間が意識されるのでいつもより集中できるようになります。

だいたい予定通りの時間で終われば次は1分でも早くするように工夫していきますし、全然予想よりも時間がかかった場合は「この仕事はこれだけの時間がかかってた」ということを知ることができるのでスケジュールを組みやすくなりますよね。

 

30分で終わる仕事をあえて25分とかに設定することでどんどん仕事は早くなっていきますよ。

 

 

 

時間ではなく作業でリスト化する

 

 

勉強の例でいうとさっきも少し言いましたが簿記2時間とかではなく10pとかで書いていくといいでしょう。

時間で書き出すとぼーっとしながら2時間机の前に座ってただけでも目標達成なので、実際はほとんど進んでなくても勉強した気になってしまうんですね。

 

結果試験ではボロボロになったりします。汗

やったふりで終わらないためにもどれくらい作業をするかを書き出しておきましょう。

 

ページ数ならやったかやってないかはっきりしますからね。

 

 

 

余裕を持つ

 

 

会社で仕事をしてる時間が昼休憩抜きで8時間としてみます。

この8時間をみっちり詰め込んだtodoリストを作るとまず間違いなく失敗します。

 

1日ぐらいなら大丈夫かもしれませんが2日連続ですら厳しいはずです。

というかもし8時間みっちりのスケジュールを組んだのに毎日達成できる場合は時間の見積もりが甘いです。

 

8時間のスケジュールが失敗する理由は5分でずれ込んだら達成できないからです。

5分ずれるとか日常茶飯事ですよね。

 

ちょっと探し物が見つからなかったらもうアウトですから。汗

最低でも作業と作業の間は10分の余裕を見ておきましょう。

 

 

 

終わった作業は線を引いて消す

 

 

todoリストに書かれている作業は終わったらすぐに消していきましょう。

 

そうすると残りのタスクがわかりやすくなりますし消すたびに小さな達成感が生まれます。

一か月ののtodoリストを作っていると更にやった感が出るのでオススメですね。

 

ちょっとした達成感は長期的なモチベーションの元になってくれますよ。

 

 

 

やることリストにやりたいことは書かない

 

 

以前todoリストを作り始めてすぐは1日やるべきこととやりたいことを全て書いていました。

するとやるべきことがちょっとやる気の出ないようなときにやりたいことに逃げてしまうんですよ。

 

やりたいことをやってもtodoリストを消していけるので、ニセの達成感を得てやった感だけ得て結局本当は何も進んでいないということになりかねません。

僕の場合はtodoリストからやりたいことを外したことでやるべきことだけに集中できるようになりましたね。

 

「このリスト全部やり切ったら仕事終わり」といルールを作ったので本気出して早く終わればその日1日の仕事は終わりですし、時間の見積もりが甘いと全然終わらなかったりします。汗

 

 

 

今日入った仕事はtodoリストに入れない

 

 

超絶緊急なことでない限り今日入った仕事はtodoリストに入れないようにしましょう。

突発的な仕事をその場でこなして本来のやるべきことが後回しにされている人がとても多いと思うんですよ。

 

今日入った仕事はたいてい次の日に回せるのでtodoリストに加えるのはやめましょう。

 

 

 

書き出す項目数を限定する

 

 

今日やることを全部書き出していくとものすごい量に人も多いです。

でもそんなに書き出してもできませんよね?

 

できないtodoリストを作っても毎日自分の負けを増やしていってどんどんやる気がなくなっていくだけです。

それなら1日で出来る分だけ書き出して確実にこなしていくといいでしょう。

 

ある程度できる分を書き出してこなしていくことでやる気とモチベーションを上げていくが大切です。

最初は5つぐらい書き出してみるとこなしきれない日もあって驚くでしょう。

 

 

 

一項目の時間は短く設定する

 

 

人は短い時間で達成できるタスクを優先し長いものは後回しにしてしまう癖があります。

絶対に優先順位を守っていけるという強い意志があるならいいですが面倒なときは長時間のタスクに取り掛かる気になれませんよね。

 

なのでひとつずつの時間を短く区切ることで精神的な負担を減らしていきます。

たとえば英語を1時間で10ページやると書いていたとしましょう。

 

でも英語好きでないと1時間もぶっ続けで英語をするのは苦痛なはずです。

こういうときは20分で英語を3ページ進めるという項目を3つ用意するんですね。

 

そうすれば1回の英語を勉強する時間は20分まで減るのかなり気持ちが楽になりませんか?

それでもきついという人は10分×6にしてもいいですね。

 

しかも1日の中で1時間がっつりと英語のために時間を取れるのって少ないですが20分だったらとれるということも多いと思います。

20分だったら昼食後の昼休みでもできますし、朝学校前仕事前でもできますよね。

 

リストの達成率を高めていくために20、30分以上かかるものは細かく区切るようにしてみるといいですよ。

 

 

 

優先順位の低いタスクは消していく

 

 

毎日todoリストを作っていると「毎日リストには入れているけど全く進んでいないもの」があると思います。

それは必要のないものなので消しましょう。

 

リストが複雑になったり毎日達成できない項目が増えたりといいことがありません。

もし後々必要になることがある場合はそのときになったら必ずまたリストに書かないといけないときが来てしかもしっかりとやり始めます。

 

一旦リスト上から消して戻ってこないものはやらなくても良かったことなので忘れてしまいましょう。

 

 

 

慣れてきたらちょっとハードルを上げる

 

 

todoリストがだいたい自分の予想通りの量と時間で終わるようになったらハードルを上げてみましょう。

1項目増やしてみたり1項目にかける時間を短くするんですね。

 

全体を8時間で終わらせるようにしていたのをなんとか7時間30分で終わるように時間設定をしてみたりします。

そうやって少しずつ試行錯誤していくと本当に前は8時間かけて全部終わらせていたのが7時間30分で終わるようになるんですよ。

 

そうなると30分余りますよね。

この時間を利用して更に仕事を進めたり仕事に関係のある本や資料を読んで知識を増やしたりしてみましょう。

 

どんどん生産性は上がるし仕事に関しての知識が増えるので仕事ができるようになって楽しくなっていきますよ。

 

 

 

まとめ

 

 

todoリストの管理をうまくすることでかなり1日の生産性を高めることができます。

使い始めは簡単すぎて午前中に全部終わってしまったり詰め込みすぎて1日どころか2日かけても終わらないようなものを作ってしまったりしますが毎日作っていると慣れてきていい感じに終われるようになってきます。

 

うまく使いこなしてできるやつの仲間入りをしましょう!

 

 

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。